РОЛЬ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Значение информации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

Под управленческой информацией понимается совокупность сведений, о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении, уменьшающих неопределенность управления и принятия решений. Информация представляет собой отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях. Она имеет количественные и качественные характеристики, может воспроизводиться, покупаться и продаваться.

По определению Г. Аммельбурга, информация – это сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), которые можно воспроизводить путем передачи людьми устным, пись­менным или другим способом (с помощью условных сигна­лов, технических средств, вычислительных средств и т.д.) [1].

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т. е. совокупности качественных и количественных сведений о про­цессах, протекающих в организации и ее окружении и способствующих преодоле­нию неопределенности. Она может приниматься менеджерами, лицами принимающими решения (ЛПР) к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия управленческих решений.

Исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени менеджер тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, бесед, встреч, переговоров, приема посетителей и пр. Менеджмент в полной мере использует объективную и свое­временную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняе­мую и распространяемую с помощью современных научных мето­дов и технических средств. И это - жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации [3]. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Обладание информацией означает обладание реальной властью, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать - ведь нехватка информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность. Руководству организации нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением [4].

Для обеспечения требуемого качества управления в организации используемый информационный процесс должен обладать следующими характеристиками: 1) полнотой и качеством информации; 2) ценностью и полезностью информации; 3) достоверностью и точностью информации; 4) актуальностью информации, зависящей от ее возраста; 5) плотностью информации; 6) оперативностью и доступностью информации; 7) частотой использования определенных видов информации.

В.И.Кнорринг [2] выделяет следующий ряд особенностей управленческой информации:

• большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;

• исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом тре­бований потребителей;

• исходные данные и результаты расчетов хранятся дли­тельное время.

Но также к числу основных особенностей информации как ресурса следует относить: неисчерпаемость; сохраняемость и накапливаемость; возможность параллельного использования; легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.

Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач (содержанием, повторяемостью и проч.); имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации). Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. Менеджеры в организациях используют информацию, чтобы анализировать и решать проблемы. Они зависят от информации. Управленческая деятельность на различных уровнях в организациях иногда требует различных видов информации.

Так на уровне стратегического менеджмента чаще всего используется внешняя информация необходимая для планирования будущего организации. На уровне менеджмента подразделений используется внешняя и внутренняя информация, необходимая для руководства и контроля деятельности подчиненных единиц внутри организации. На уровне операционного менеджмента - внутренняя информация, используемая для планирования, осуществления и контроля повседневной производственной деятельности.

На самом общем уровне информация служит принятию решений посредством описания состояния дел и объяснения происходящего. Как результат, на основе информации происходит прогнозирование событий, оценка предложенного направления деятельности и рекомендация плана действий. Описательная информация - это, как правило, статистические данные наблюдений за процессом производства и управления, процессом потребления, эксплуатации и т. д. Достаточно часто они получаются из различных статистических форм отчетности в процессе проведения контроля деятельности организации. Пояснительная информация - это форма причинно-следственных связей различных факторов, условий и объяснение их взаимовлияния и влияния на процесс функционирования организации.

В настоящее время организации достигли такого уровня развития, когда объемы информации и уровень ее сложности потребовали создания информационной индустрии. Наличие информации предопределяет развитие стран, отраслей, самих организаций. Информация стала стратегическим ресурсом и основой процесса управления. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления всей организацией в целом. А информационное обеспечение - одна из важнейших обеспечивающих функций, качество которой является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента.

Литература:

1. Аммельбург, Г. Предприятие будущего: Структура, методы и стиль руководства [Текст] / Г. Аммельбург; Пер. с нем. В. А. Чекмарева. - М.: Междунар. отношения, 1998. - 415 c.

2. Кнорринг, В. И. Теория, практика и искусство управления[Текст]: учебник для студентов высших учебных заведений./ В. И. Кнорринг; [вступ. ст. О. Д. Проценко]. - 3-е изд., изм. и доп. - Москва: Норма, 2009. - 527 c.

3. Кочеткова, А.И. Введение в организационное поведение и организационное моделирование [Текст] / А.И. Кочеткова . – М.: Дело АНХ, 2011. – 944 с.

4. Мишенин, А.И. Теория экономических информационных систем: учебник для вузов./ А.И.Мишенин. - М.: Финансы и статистика,2000. – 240с.