РЕАЛІЗАЦІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

Електронний документообіг — високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи організацій, навчальних закладів, підприємств.

Для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати працівників. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного документообігу і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques).

Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.

Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Системи електронного документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем.

Електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки, за торкнувши майже всі основні сторони діяльності, впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності організації. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу необхідно виважено оцінити готовність всіх підрозділів організації, яких це торкається, до якісно нових технологій.

Впровадження електронного документообігу вимагає для всіх співробітників, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

засобів обчислювальної техніки з урахуванням необхідної продуктивності впроваджуваному ПЗ документообігу;

обов'язковою є 100% оснащеність персональними комп'ютерами всіх працівників, які працюють з документами;

засобів зв'язку пропускної здатності між всіма робочими місцями;

автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Запуск будь-якої комплексної інформаційної системи вимагає не тільки установки обладнання і настроювання ПЗ, але і перебудови бізнесів-процесів і перенавчання фахівців. Чим нижче обсяг зміни бізнесів-процесів при впровадженні системи — тим вище шанс дотримання строків впровадження, а інколи і взагалі запуску системи. Тому комплексні інформаційні системи завжди впроваджують поодинці, послідовно автоматизуючи відносно замкнуті сфери діяльності, згодом поєднуючи їх інтеграційною системою.

З технологічної точки зору система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів і поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. Таким чином, для підвищення шансів завершення автоматизації органу влади в необхідний строк необхідно попереднє впровадження систем автоматизованого діловодства і засобів організації колективної роботи при підготовці документів.

Основною технологічною проблемою для фахівців при переході до електронного документообігу є використання електронного аналога власноручного підпису на документах. Без розуміння і впровадження цієї технології неможливо перейти на цілком безпаперову обробку, тому виникає необхідність впровадження цифрового підпису.

Електронний цифровий підпис (ЕЦП) (англ. digital signature) — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

Електронний цифровий підпис призначений для використання фізичними та юридичними особами - суб'єктами електронного документообігу:

для ідентифікації підписувача;

для підтвердження цілісності даних в електронній формі.

ЕЦП як спосіб ідентифікації підписувача електронного документу, дозволяє однозначно визначати походження інформації (джерело інформації), що міститься у документі. Завдяки цьому ЕЦП є також надійним засобом розмежування відповідальності за інформаційну діяльність у суспільстві, зокрема, відповідальності за дезінформування.

При підписанні електронного документу його початковий зміст не змінюється, а додається блок даних, так званий Електронний цифровий підпис. Отримання цього блоку можна розділити на два етапи:

На першому етапі за допомогою програмного забезпечення і спеціальної математичної функції обчислюється так званий «відбиток повідомлення» (message digest).

Цей відбиток має такі особливості:

- фіксовану довжину, незалежно від довжини повідомлення;

- унікальність відбитку для кожного повідомлення;

- неможливість відновлення повідомлення по його відбитку.

Таким чином, якщо документ був модифікований, то зміниться і його відбиток, що відобразиться при перевірці Електронного цифрового підпису.

На другому етапі відбиток документу шифрується за допомогою програмного забезпечення і особистого ключа автора.

Розшифрувати ЕЦП і одержати початковий відбиток, який відповідатиме документу, можна тільки використовуючи Сертифікат відкритого ключа автора.

Таким чином, обчислення відбитку документу захищає його від модифікації сторонніми особами після підписання, а шифрування особистим ключем автора підтверджує авторство документу.

Перевірка ЕЦП одержаного документу

Перевірка Електронного цифрового підпису одержаного документу проводиться декількома етапами:

На першому етапі адресат за допомогою програмного забезпечення Сертифікатом відкритого ключа автора розшифровує підписаний відбиток і одержує відбиток початкового документа.

За допомогою програмного забезпечення і спеціальної математичної функції з документу, який був одержаний, обчислюється його відбиток.

При перевірці ЕЦП порівнюються відбитки початкового і одержаного документів.

Рис. 1. Схема верифікації цифрового підпису документа

Література:

1. Хорошко В.О., Азаров О.Д., Шелест М.Є, Яремчик Ю.Є. Основи комп’ютерної стеганографії. Навчальний посібник для студентів і аспірантів. – Вінниця: ВДТУ, 2003. – 143с.

2. Асеев Г. Г. Электронный документооборот. Учебник. - К.: Кондор, - 2007. - 500с.

 

Науковий керівник :

кандидат технічних наук, Нарожний О.В.