АҚПАРАТТЫҚ ҚАМСЫЗДАНДЫРУДЫ ЭЛЕКТРОНДЫ ҚҰЖАТ АЙНАЛЫМЫНА ЕНГІЗУ ӘДІСТЕРІ

Қазіргі ақпараттық технологиялардың қарқынды даму кезеңінде жоғары білім беретін оқу орындарының оқу үдерісінің тиімділігі болашақ мұғалімнің кәсіби дайындығына тікелей қатысты. Сол себепті ақпараттық-қатынастық технологиялар оқулықтарын педагогикалық іс-әрекетке кеңінен қолдана білу іскерліктерінің жоғары деңгейде қалыптасуы мектеп мұғалімдерінің кәсіби дайындығына қойылатын талаптар қатарына енеді.

Қазіргі қоғамның нарықтық қатынастарға толық көшуі және ақпараттандыруға бет алуы, құжаттардың басым бөлігіне жеке меншіктің орнауы, Кеңес Одағы тұсындағы құжаттарға мемлекет ықпалының бүгінде толығымен тоқтатылуы іс жүргізу мен құжаттанудың дамуын зерттеуге деген қоғамдық қажеттілікті арттыра түсті.

Соңғы онжылдықта жиналған ақпаратпен алмасуды қамсыздандыру мәселелеріне көп көңіл бөліне бастады. Осыған орай қолданбалы ақпараттық жүйелердің маңыздысы электронды құжат айналымы жүйесі болып табылады. Сондықтан да тек мемлекеттік органдардығана емес, сонымен қатар қарапайым мекемелерде де электронды құжат айналымы жүйесінің жұмыс істеуі қазіргі күні өте өзекті.

Мекемеде электронды құжат айналымы жүйесін қолдану құжаттарды басқаруды, бизнес-процестерді автоматтандыруды, ақпараттарды сенімді түрде сақтау және олардың қауіпсіздігін қамтамасыз ету сияқты мәселелерді шешеді.

Жаңа технологиялар - педагогтың мүмкіндігін күшейтетін құрал, бірақ ол мұғалімді алмастыра алмайды. Компьютер мүмкіндіктері психология мен дидактика тұрғысынан талданып, керек кезінде педагогикалық талаптарға сай қолданылуы керек. Сыртқы эффектіні қуып кетпей, оқыту программасының тек сыртқы емес, ішкі тиімділігіне көп көңіл бөлген дұрыс. Компьютердің графикалық мүмкіндігінің молдығы дәрістік экспериментті бояулы суреттермен, сызбалармен, кестелермен байыта түсуге жол ашады, оларды есеп шарттарына да пайдалануға болады.

Жаңа ақпараттық технология оқулықтарын информатика пәнінің кіріктірілген сабақтарында пайдалану, оқушының шығармашылық, интеллектуалдық қабілетінің дамуына, өз білімін өмірде пайдалана білу дағдыларының қалыптасуына әкеледі. Компьютерлік техниканың дидактикалық мүмкіндіктерін педагогикалык мақсаттарға қолдану, білім мазмұнын анықтауда, оқыту формалары мен әдістерін жетілдіруде жақсы әсерін тигізеді. Мұндай мүмкіндіктерді қазіргі кездегі бар және жаңадан қалыптасып келе жатқан электрондық оқыту құралдары бере алады.

Қазіргі күнгі рынокта мемлекеттік органдарда функциялары бір-біріне ұқсас электронды құжат айналымы жүйесі бар. Олардың қатарына Қазақстан Республикасының Ұлттық куәландыру орталығының сайты; www.e.gov.kz – «Электронды үкімет» порталы; http://koltanba.ucoz.ru/ – «Электрондық цифрлық қолтаңба» сайтындағы ақпараттық жүйелерді жатқызуға болады. Бұлардың барлығы да мемлекеттік қызмет көрсетуді автоматтандырып, қағаз түріндегі құжат айналымын автоматтандыру үшін арналған. Олардың функциялары, логикасы, архитектурасы және ондағы ақпараттың сақталу форматтары да әр түрлі болғанмен, олардың барлығы тек бір ғана мақсатты жүзеге асырады.

Электронды құжат айналымы жүйесі (ЭҚАЖ) – аймақтық алыстатылған ақпараттық массивтер арасында телекоммуникация каналдары арқылы ақпараттарды беру үшін арналған программалық кешен.

Қазіргі ақпараттық қоғамда өзекті болып табылатын электронды құжат айналымы негізінде ақпараттық қамсыздандыру әдістері мен алгоритмдерін жасау процесі.Соңғы жылдары Қазақстанда электронды құжат айналымы жүйесі ауқымды дамып келеді. Ең алдымен Елбасының нұсқауымен құрылған «Электронды Үкімет», «Электронды құжат айналымының бірыңғай жүйесі», т.б. жүйелі зерттеу қолға алынып отыр. Отандық тарихта іс жүргізу мен құжаттану бүкіл қоғамдық қызмет түрлерімен тығыз байланысты.

Қазіргі күні құжаттар басқарудың әмбебап құралы ретінде бөлімшелер мен жеке қызметкерлер арасында өзара байланысты қамтамасыз етеді. Бірақ қызмет көлемі өсе бастағанда мынадай қарама-қайшылық туындауы мүмкін: құжаттармен жұмыс істеу көптеген ресурстарды қажет етеді және бүкіл мекеме жұмысын бәсеңдетеді.

Қағаз түріндегі құжат айналымының кемшіліктері:

• Құжаттарды іздеуге көп уақыттың кететіндігі;

• Құжатты өмірлік циклының барлық кезеңдерінде оның қозғалысын бақылап отыру қиындығы;

• Құжаттарды дайындау және оларды байланыстыру уақытының ұзақтығы;

• Егер бір құжатпен бірнеше қолданушы жұмыс жасап отырған болса, онда құжат айналымын ұйымдастырудың қиындығы;

• Есеп берулер мен журналдар алудың мүмкін болмауы немесе қиындығы.

Осылайша, дәстүрлі құжат айналымының нәтижелілігі төмен болып табылады. Бұл кемшіліктердің барлығы электронды құжат айналымы жүйесін ендіру барысында жойылады. Электронды құжат айналымын құрудың нәтижелілігі қолданушылар арасында өзара байланыс орнататын ыңғайлы интерфейстің болуы. Бұған обьектілерді сипаттау принциптерін қолдану арқылы және олармен орындалатын операциялар арқылы қол жеткізуге болады. Ақпарат кіріс құжатынан экрандық форма арқылы компьютерге енгізіледі. Оның компоненттері сол құжаттардың метаақпараттарына және қолданушылар туралы метаақпаратқа байланысты экрандық формаға сәйкес келеді Жалпы жағдайда экрандық форма – метаақпаратқа сәйкес обьект және субьект туралы электронды құжатқа салынатын сұлба. Электронды құжат айналымында қолданылатын экрандық форма компоненттері нақты қолданушының идентификаторы, паролі және рұқсат алу құқығы. Оның негізгі компоненттері

Келтірілген сызбаның кейбір блоктарын түсіндіре кетсек, виртуалды автоматтандырылған жұмыс орны (ВАЖО) құжаттарды электронды өңдеудің ең перспективті нұсқасы. Мұндай жұмыс орындарын құру бірыңғай ақпараттық кеңістік, мәліметтерді сақтау орны, электронды құжат айналымы жүйесінің механизмі, желілік ақпараттық жүйеге қосылу (жалпы жағдайда Internet), ақпаратты қорғаудың нәтижелі құралдары, сондай-ақ телекоммуникациялық каналдарға сүйенеді.

Деректер қоймасы келесі функционалдылықты қамтамасыз етуі қажет:

• деректердің барлық құрылымдарын тез қарап шығу және оның ішкі көпмүшеліктерін алу мүмкіндігі;

• жұмыс сеанстары арасында тез сақтау және қалпына келтіру мүмкінліктері;

• транзакцияларды қолдау;

• ақпаратты жүктеу және қарап шығу интерфейстерін қолдау.

Жүктеу модулі (Loader). Қойманы контрагенттерден түсетін деректермен толтыруды қамтамасыз ету үшін жүктеу модулін ұйымдастыру қажет. Жүктеу модулі контрагенттер мен қойманың жүктеу интерфейсі арасындағы буфер болып табылады.

Жүктеу модулі:

• ішкі деректер көзінен белгілі бір форматтағы деректерді қабылдайды;

• қоймадан формат сипаттамасын қабылдайды;

• жүктеу параметрлерін қабылдайды (қоймаға қандай деректер бөлігін және қалай орналастыруға болатыны туралы қызметтік ақпарат сақтайды);

• форматқа сәйкес келіп түскен деректерге талдау жүргізеді және мәндер ағынына айналдырады;

• жүктеу параметрлеріне сәйкес деректер ағынын шектейді (өзгертеді);

• нәтиже шығаратын мәндер ағынын қоймаға жүктеу интерфейсі арқылы бағыттайды.

Сақтау модулі (Saver). Cақтау модулі қоймада сақталған ішкі бейнелеу бойынша сыртқы бейнелеуді құру мәселесін шешеді. Осылайша, оның функциясы жүктеу модуліне қарама-қарсы болып табылады. Сақтау модулі қойманы қарап шығу интерфейсі мен деректердің ішкі қолданушылары арасындағы буфер болып табылады.

Сақтау модулі мына мәселелерді шешеді:

• қоймадан белгілі бір деректерді сақтау үшін контрагенттен тапсырма алу;

• осы тапсырманы қарап шығу интерфейсінің командалар жүйесіне айналдыру;

• қойманы қарап шығу және контрагент сұранысы бойынша деректер ағынын, сондай-ақ осы контрагенттердің өңдеуіне қажет сұраныс берілген деректерді бейнелеу үшін керек метаақпараттарды алу;

• контрагент қабылдайтын файл форматы түрінде (егер контрагент – автоматтандырылған жүйе болса) немесе адам оқитын форматта (егер контрагент – адам болса) қоймадан алынған метаақпаратты қолдана отырып деректер ағынын ұсыну.

Тексеру модулі (Checker). Қоймада жүйедегі ақпараттар мен метаақпараттар ішкі форматта сақталады, және біз сыртқы дүниемен ақпаратты жүктеу және сақтау модульдері арқылы өзара әрекеттесе аламыз. Осы процестер барысында қоймадағы деректер үнемі өзгеріске ұшырап отырады. Сондықтан электронды құжат айналымы жүйесінде тексеру модулі жұмыс істейді, ол жүйедегі сыртқы талаптардың (шектеулердің) сәйкестілігіне жауап береді. Егер қойма сыртқы талаптарға сәйкес келмесе, ондағы ақпараттар ішкі талаптарға қарама-қайшы және мәнсіз болып табылады.

Жоғарыда қарастырылған мәселелерді ескере отырып, қойма күйі шектеулері қанағаттандырылмауы да мүмкін, егер де деректерді жүктеу кезеңінде кіріс ақпараттары ағынын форматтық бақылау орындалса. Тексеру модулі осы мәселені шешу үшін арналған.

Жоғарыда сипатталған сыртқы интерфейстің 4 модулі – бұлар логикалық макрокомпоненттер, тәжірибеде олардың ішкі құрылымы өте күрделі болып келеді. Дегенмен электронды құжат айналымы жүйесінде осы модульдер ғана жұмыс жасайды, және контрагент олардың өзара әрекеттесуі кезінде болатын шынайы процесстер туралы білмеуі тиіс. Логикалық деңгейде, электронды құжат айналымы жүйесінің қатысушысының осы модульдермен жасайтын жұмысы және ақпаратты сақтауы келесі шектеулер арқылы жүзеге асырылады:

• қолданушы деректерді жүктеу модуліне бере алады, сондай-ақ осы деректердің қоймаға жүктелуі шарттарын көрсетіп, ақпараттың қоймаға жүктелу процесін басқарып және жүктеу нәтижесі туралы хаттама алып отыра алады;

• қолданушы қоймадағы сақталған деректер мазмұнын, олардың жұмыс сеанстары арасында қайта сақталып отыратындығын біледі;

• қолданушы қойма күйін тексеру процесін басқара алады және тексеру нәтижесі туралы хаттама ала алады;

• қолданушы сақтау модулін басқара алады, деректердің сақталу шарттары мен деректерді қабылдау шарттарын бере алады;

• негізінен, қолданушы-адам деректерді визуальды қолданушы интерфейсі арқылы өзіне жүктей алады [11].

Пайда болу және ақпаратты өңдеу модульдерінің өзара және құжат айналымы жүйесінің қолданушысымен қатынасын төмендегі сызба арқылы көрсетуге болады

Электронды құжат айналымы жүйесі жоғары деңгейдегі программалық жүйе болып табылады, сондықтан мақсатқа жету барысында кездесетін кез келген қиындық барысында стандартты операциялық жүйелерді, стандартты өңдеу орталарын, кең тараған деректер қорын басқару жүйелерін және деректерді сақтау құрылымдарын, т.б. қолдануға болады.

Тәжірибеде жиі кездесетін ақпарат түрлері ішінде хронологиялық деректер құрылымының маңызы зор. Бұл деректер құрылымы деректерді өзгерту барысында ескі ақпарат жоғалып кетпейді, тек белгілі бір күйге ауысатын ақпаратты сақтау және өңдеу жүйелерін құру кезінде қолданылады.

Результативность построения оборота электронного документа в наличии удобного интерфейса для установки связи между потребителями. Этого можно добиться использованием принципами описания объектов т выполняемыми или операциями. Информация из вносителя поступает в компьютер в экранной форме. Его компоненты соответствует метеоинформации и экранной форме связанной с метеоинформацией о потребителях.

The effectiveness of the construction of electronic documents in the presence of a convenient interface to communicate between consumers. This con be communicate between consumers. This con be achieved using the principles of object descriptions and the operations they perform. Information from the depositor enters info the computer screen. Its components match those of met information documents related to the screen form met information about consumers.

Пайдаланылған әдебиеттер:

1. Слободянук А. Электрондық құжат айналымының бірыңғай жүйесін ендіру туралы // Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. - 2007. - № 4(4). - Б. 13-17.

2. Самойленко Е. Электронный архив в организации: предпосылки и получаемый эффект // Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу – Делопроизводство в Казахстане. - 2007. - № 7(7). - С. 73-77.

3. Землянский А. А. Информационные технологии в экономике. – М.: КолоС, 200. – 336с.: ил. – (Учебники и учеб. пособия для студентов высш. Учеб. заведений).

4. Гудов А.М. Метаданные документа системы электронного документооборота, 2005, С.137-141