Історія виникнення діловодства в Україні

Керування документаційними процесами – є однією з актуальних тем організації праці. Об’єктом дослідження даної статті є історія розвитку діловодства, де послідовно розкриваються його основні етапи від виникнення справочинства до проблем сучасного діловодства в Україні.

За тлумаченням “Оксфордського словника” “документ” – це текст чи зображення, що має інформаційне значення. В перекладі з латинської мови “документ” – це доказ, підтвердження якогось факту, що мав місце раніше чи має на даний час. Очевидно, що документ виник майже одночасно з появою писемності [3; с. 59].

Сучасний документ, звичайно, відрізняється від документів стародавніх епох своєю стилістикою, способом написання, технікою та матеріалом виготовлення [1; с. 170].

З далеких часів дійшли до нас різновиди документів, за допомогою яких ми пізнаємо історію своєї країни.

Необхідність у складанні документів виникає одночасно з появою писемності. Саме нагальна потреба в укладенні різноманітних документів (угод, договорів, тестаментів) і викликає появу писемності як засобу фіксації і збереження державної і приватної документації.

В умовах формування класового суспільства виникла потреба у складанні заповітів, записах боргів, укладанні торговельних купецьких контрактів, у написах на речах про їхнє призначення, приналежність. Важливими документами тогочасної епохи були княжі устави і “уроки”, а також церковні устави. Княжі устави спрямовувалися на доповнення або зміну внутрішніх державних норм і порядків. Під уроками розуміють постанови князів переважно фінансового характеру: про податки, данину на користь князя, судові поплатки. Церковні устави мали на меті впорядкувати правове становище церкви в державі, церковні суди, забезпечити церкву матеріально [8; с. 120].

На території західних слов’янських земель (у Чехії та Польщі) актові книги як особлива форма ведення діловодства виникли у ХІІІ сторіччі. На західноукраїнських землях, як зазначали у своїх працях видатні українські історики О.І.Левицький і В.О. Романовський, актові книги з’явились у ІІ половині ХIV сторіччя.

Я.Р.Даткевич вважає, що вивчаючи проблему генезису цієї форми діловодства, не можна ігнорувати наявність актових книг в італійських, західнонімецьких центрах, як можливих шляхах їх проникненню в Україну.

Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення.

Писали на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим [ 8; с. 148 ].

Діловодство в установах до ХVІІІ ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Документування в цих умовах неминуче повинне було перетворитися на систему, яка в окремих випадках будувалася вже не лише на традиціях, а і вказівках закону. Усередині наказів продовжується подальша диференціація функцій, створюється бюрократія служивого. В результаті розширення об'єму документування і листування при виробництві справ в наказах складається наказове діловодство як система документування діяльності наказів. У цій системі видне місце займає і листування.

Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами. Остаточно структуру колегій визначив підписаний 1720 року “Генеральний регламент” державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних установах.

У ”Генеральному регламенті” докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, - канцеляристи. Частину документів писали за “генеральним формуляром”, тобто за обов’язковими формами.

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. До 1775 року важливу роль у житті українського народу відігравала Запорізька Січ.

Багато уваги цілісності діловодства і звітності приділяв один з видатних державних діячів того часу М.М.Сперанський. Його праці зробили великий внесок у те, що ми нині називаємо уніфікацією документів.

15 березня 1917 року Тимчасовий уряд прийняв постанову “Про вдосконалення форм офіційних відносин та паперів”. Мовний ритуал у практиці складання ділових документів залишався [7; с. 90].

Сучасне діловодство – система життєво-важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення [4; с. 46].

Таким чином, історія розвитку діловодства послідовно відкриває основні етапи від виникнення справочинства в Київській Русі і до проблем сучасного діловодства в Україні.

Літератури:

1. Блощинська В.А. Сучасне діловедення. Навч. посіб. – Ів.-Франкіськ. Інст. менедж. та економіки, 2010. – 270 с.

2. Головач А.С. Оформлення документів. – К.; Донецьк: Вища школа, 2009. – 352.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – К.: Вища школа, 2009. – 157 с.

4. Документи і діловодство: Довідковий посібник. – М.: Економіка, 2008. – 245 с.

5. Губенко Л.Г., Нємцов В.Д. Ділові папери в менеджменті: Навч. посібник. – К.: ТОВ “УВПК “ЕксОб”, 2009. – 272 с.

6. Кірочок О.Г. Правила складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів. – Рівне.: “БМ-ТУР”, 199.- 532 с.

7. Кірочок О.Г., Корбутяк В.І. Документування у менеджменті: Підручник. – Київ: Центр навч.л-ри, 2009. – 216 с.

8. Палеха Ю.І. Документаційне забезпечення управління: Підручник. – К.: МАУП, 1997. – 344 с.

9. Фельзер А.Д., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. – К.: Вища школа, 2008 – 558 с.